Apa itu Purchasing? Ini Tugas dan Tanggung Jawabnya!

Dalam era globalisasi dan persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk terus mengoptimalkan strategi pengelolaan sumber daya guna mempertahankan keunggulan kompetitif. 

Purchasing adalah aspek yang penting dalam sebuah perusahaan karena memiliki peranan strategis dalam menjaga kelangsungan operasional dan pertumbuhan perusahaan.

Purchasing menjadi semacam ujung tombak dalam memastikan ketersediaan bahan baku, produk, atau layanan yang diperlukan dengan efisien dan efektif.

Dengan demikian, pemahaman mendalam terhadap konsep ini menjadi suatu keharusan bagi para pelaku bisnis yang ingin tetap bersaing di pasar yang terus berubah.

Dalam tulisan ini, kita akan mengupas lebih lanjut mengenai purchasing dan bagaimana peranannya tidak hanya terbatas pada pengadaan, tetapi juga melibatkan strategi pengelolaan risiko, negosiasi, dan kolaborasi dengan pemasok.

1. Pengertian Purchasing 

Purchasing adalah proses aktivitas yang melibatkan akuisisi barang atau jasa dari pihak eksternal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi.

Tujuan dari fungsi pembelian adalah untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan harga yang sesuai, kualitas yang memadai, dan dalam waktu yang tepat.

Pembelian melibatkan serangkaian langkah, mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian penyedia, penawaran, negosiasi harga dan syarat-syarat, hingga akhirnya pembelian atau pengadaan barang atau jasa tersebut.

Fungsi pembelian tidak hanya terbatas pada transaksi keuangan, tetapi juga melibatkan aspek-aspek strategis seperti pemilihan penyedia terbaik, manajemen risiko, dan pengelolaan hubungan dengan pemasok.

Pentingnya fungsi pembelian dalam suatu organisasi dapat tercermin dalam pengaruhnya terhadap biaya operasional, kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, serta kemampuan perusahaan untuk bersaing di pasar.

Oleh karena itu, manajemen pembelian yang efisien dan efektif dapat memberikan kontribusi positif terhadap keseluruhan kinerja perusahaan.

2. Jenis-Jenis Purchasing

Jenis-jenis pembelian (purchasing) dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, seperti sifat barang atau jasa yang dibeli, jumlah pembelian, hubungan jangka panjang dengan pemasok, dan strategi bisnis perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis pembelian yang umum:

1. Pembelian Rutin (Routine Purchasing):

• Terkait dengan barang atau jasa yang dibeli secara teratur dan dalam jumlah yang konsisten.
• Transaksi ini biasanya bersifat operasional dan dapat diotomatisasi.

2. Pembelian Strategis (Strategic Purchasing):

• Terkait dengan pembelian yang memiliki dampak strategis pada bisnis.
• Melibatkan penilaian panjang terhadap pemasok, negosiasi kontrak jangka panjang, dan pengaruh terhadap rantai pasok.

3. Pembelian Proyek (Project Purchasing):

• Terkait dengan pembelian barang atau jasa khusus untuk proyek tertentu.
• Bersifat sementara dan berhubungan dengan kebutuhan proyek spesifik.

4. Pembelian Kolaboratif (Collaborative Purchasing):

• Melibatkan kerja sama antara beberapa organisasi atau departemen dalam pembelian untuk mendapatkan keuntungan bersama.
• Dapat mencakup pembelian bersama atau konsolidasi pembelian.

5. Pembelian Penggantian (Replacement Purchasing):

• Terkait dengan pembelian barang atau jasa untuk menggantikan yang sudah ada.
• Dapat melibatkan pembaruan teknologi atau penggantian karena keausan.

6. Pembelian Darurat (Emergency Purchasing):

• Dilakukan dalam situasi darurat ketika barang atau jasa diperlukan segera.
• Tidak direncanakan sebelumnya dan seringkali melibatkan proses pembelian yang cepat.

7. Pembelian Impulsif (Impulse Purchasing):

• Terjadi ketika pembelian dilakukan tanpa perencanaan sebelumnya, seringkali karena adanya peluang atau tawaran yang menarik.
• Umumnya lebih terkait dengan pembelian konsumen.

8. Pembelian Global (Global Purchasing):

• Melibatkan pembelian barang atau jasa dari pemasok internasional.
• Memerlukan pemahaman yang mendalam tentang peraturan perdagangan internasional dan risiko mata uang.

Setiap jenis pembelian memiliki karakteristik dan strategi sendiri, dan pemilihan jenis pembelian yang sesuai bergantung pada kebutuhan dan strategi bisnis perusahaan.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing

Dalam departemen pembelian, tugas dan tanggung jawab melibatkan identifikasi kebutuhan perusahaan, pencarian pemasok potensial, serta negosiasi harga dan syarat pembayaran.

Pembuat keputusan pembelian ini juga bertanggung jawab menyusun kontrak yang jelas, mengelola rantai pasok untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa, dan mengevaluasi kinerja pemasok. 

Manajemen inventaris, strategi pembelian jangka panjang, dan pengelolaan biaya juga menjadi fokus, bersama dengan pematuhan terhadap peraturan dan etika bisnis.

Selain itu, manajemen dokumen, inovasi, dan perbaikan berkelanjutan merupakan aspek penting untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan efisien dan efektif sesuai dengan tujuan perusahaan.

4. Alur Proses Pekerjaan Purchasing

Berikut adalah alur umum proses pekerjaan dalam fungsi pembelian (purchasing):

1. Identifikasi Kebutuhan: Tim yang membutuhkan barang atau jasa mengidentifikasi kebutuhan spesifik mereka.
2. Pengajuan Permintaan Pembelian (Purchase Request – PR): Pemohon mengajukan permintaan pembelian (PR) kepada departemen pembelian, memberikan rincian kebutuhan, spesifikasi, dan jumlah yang diinginkan.
3. Evaluasi Kebutuhan: Tim pembelian mengevaluasi PR untuk memastikan kesesuaian, kejelasan, dan ketersediaan anggaran.
4. Penentuan Anggaran: Departemen keuangan menetapkan anggaran yang tersedia untuk pembelian tersebut.
5. Pencarian Pemasok: Tim pembelian mencari dan menilai pemasok yang potensial untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
6. Pengajuan Penawaran: Pemilihan pemasok terkait dengan pengajuan penawaran untuk barang atau jasa yang diminta.
7. Negosiasi Harga dan Syarat: Tim pembelian melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, dan persyaratan lainnya dengan pemasok terpilih.
8. Pemilihan Pemasok: Setelah negosiasi selesai, pemilihan pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, dan kondisi kontrak.
9. Penyusunan Kontrak: Departemen pembelian menyusun kontrak pembelian yang mencakup semua persyaratan, termasuk jangka waktu, kualitas, dan harga.
10. Penerbitan Purchase Order (PO): Jika kesepakatan tercapai, departemen pembelian menerbitkan Purchase Order (PO) sebagai instruksi pembelian resmi kepada pemasok.
11. Penerimaan Barang/Jasa: Penerimaan fisik atau verifikasi layanan yang dilakukan oleh penerima barang untuk memastikan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
12. Pembayaran: Departemen keuangan memproses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan ketentuan kontrak dan PO.
13. Rekonsiliasi dan Evaluasi: Melibatkan rekonsiliasi antara dokumen pembelian dan faktur, serta evaluasi kinerja pemasok untuk keperluan masa depan.

Alur ini dapat disesuaikan dengan kebijakan dan prosedur internal perusahaan serta memperhatikan jenis dan kompleksitas pembelian yang dilakukan.

5. Skill Penting Untuk Staff Purchasing

Staff di departemen pembelian (purchasing) memerlukan sejumlah keterampilan penting untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dengan efisien. Berikut adalah beberapa skill yang penting untuk staff di bidang pembelian:

1. Negosiasi: Kemampuan untuk bernegosiasi dengan pemasok guna mendapatkan harga dan persyaratan yang menguntungkan bagi perusahaan.
2. Keterampilan Komunikasi: Kemampuan berkomunikasi dengan baik, termasuk dalam penulisan, percakapan, dan presentasi.
3. Pengetahuan Produk dan Industri: Memahami produk atau layanan yang dibeli serta tren dan dinamika industri terkait.
4. Analisis dan Evaluasi: Kemampuan untuk menganalisis informasi, mengevaluasi penawaran pemasok, dan membuat keputusan pembelian berdasarkan data yang relevan.
5. Manajemen Waktu: Kemampuan untuk mengelola waktu dengan baik dan menangani beberapa tugas sekaligus, mengingat jadwal yang ketat dalam proses pembelian.
6. Manajemen Rantai Pasok: Memahami dan mengelola rantai pasok secara efisien, termasuk pemahaman terhadap risiko dan mitigasinya.
7. Pemahaman Hukum Kontrak: Mengetahui aspek hukum dalam pembuatan dan negosiasi kontrak pembelian.
8. Pemilihan Pemasok: Keterampilan dalam memilih pemasok yang dapat diandalkan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
9. Manajemen Konflik: Kemampuan menangani konflik atau masalah yang mungkin muncul selama proses pembelian.
10. Kemampuan Berhitung dan Analisis Finansial: Memahami aspek finansial, termasuk kemampuan dalam perhitungan anggaran dan analisis biaya.
11. Pemahaman Teknologi: Memiliki pengetahuan tentang penggunaan teknologi dalam manajemen pembelian, seperti sistem pembelian online atau perangkat lunak manajemen rantai pasok.
12. Pengelolaan Dokumen: Kemampuan untuk mengelola dan menyimpan dokumen pembelian dengan rapi, termasuk kontrak, faktur, dan surat perjanjian.
13. Pemahaman Etika Bisnis: Kesadaran terhadap etika bisnis dan kemampuan untuk menjalankan transaksi pembelian dengan integritas.
14. Kreativitas Solusi: Kemampuan untuk menemukan solusi kreatif dalam menangani masalah atau hambatan dalam proses pembelian.

Kombinasi keterampilan ini akan membantu staff pembelian untuk menjalankan tugas mereka dengan efektif dan berkontribusi pada kesuksesan operasional perusahaan.

6. Tips Menjadi Staff Purchasing

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menjadi seorang staff pembelian (purchasing) yang efisien dan sukses:

1. Pahami Kebutuhan Bisnis: Memahami kebutuhan dan tujuan bisnis perusahaan adalah kunci untuk membuat keputusan pembelian yang tepat. Berkomunikasilah secara aktif dengan departemen lain untuk memahami kebutuhan mereka.
2. Pelajari Produk dan Industri: Tingkatkan pengetahuan Anda tentang produk atau layanan yang akan Anda beli, serta tren dan dinamika industri terkait. Ini membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik.
3. Kembangkan Keterampilan Negosiasi: Pelajari keterampilan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan. Persiapkan diri dengan informasi yang cukup dan latih keterampilan komunikasi Anda.
4. Gunakan Teknologi: Manfaatkan teknologi dalam proses pembelian, seperti sistem manajemen pembelian atau platform e-procurement. Ini dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi.
5. Pahami Aspek Hukum Kontrak: Miliki pemahaman yang baik tentang aspek hukum kontrak pembelian. Ini penting untuk melindungi perusahaan dari risiko hukum.
6. Perhatikan Etika Bisnis: Laksanakan tugas Anda dengan integritas dan etika bisnis yang tinggi. Ini menciptakan kepercayaan internal dan eksternal.
7. Bersiap untuk Manajemen Rantai Pasok: Pahami rantai pasok secara menyeluruh. Ini termasuk pemahaman tentang risiko dan cara mengelolanya untuk memastikan kelancaran operasional.
8. Kembangkan Hubungan dengan Pemasok: Bangun dan jaga hubungan yang baik dengan pemasok. Keterbukaan dan kolaborasi yang baik dapat menciptakan kesepakatan jangka panjang yang saling menguntungkan.
9. Lakukan Evaluasi Kinerja Pemasok: Lakukan evaluasi kinerja pemasok secara teratur untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar kualitas dan layanan yang diharapkan.
10. Manajemen Dokumen yang Baik: Pertahankan dokumentasi pembelian dengan baik. Ini tidak hanya membantu dalam audit, tetapi juga memastikan transparansi dan akurasi.
11. Pengelolaan Konflik: Belajar mengatasi konflik dengan bijaksana jika muncul selama proses pembelian. Kemampuan manajemen konflik penting untuk menjaga hubungan yang positif.
12. Pergunakan Data dan Analisis: Manfaatkan data dan analisis untuk membuat keputusan yang terinformasi dan meningkatkan efisiensi proses pembelian.
13. Terus Tingkatkan Keterampilan: Tetap berusaha untuk meningkatkan keterampilan Anda. Ikuti pelatihan, baca literatur terkini, dan ikuti perkembangan industri.

Dengan menggabungkan keterampilan teknis, interpersonal, dan manajerial, Anda dapat menjadi staff pembelian yang efektif dan memberikan kontribusi positif terhadap kesuksesan perusahaan.

7. Kesimpulan dari Purchasing Adalah

Dalam kesimpulan, fungsi pembelian (purchasing) adalah aspek kritis dalam manajemen rantai pasok yang berperan dalam mengamankan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan dengan efisien dan efektif.

Tugas utamanya melibatkan identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi, pengelolaan kontrak, serta pemantauan dan evaluasi kinerja pemasok.

Keberhasilan dalam fungsi ini dapat memberikan kontribusi positif terhadap operasional perusahaan, termasuk pengelolaan biaya yang optimal, ketersediaan barang yang tepat waktu, dan pengelolaan risiko yang efektif.

Kesadaran terhadap aspek etika bisnis, kemampuan bernegosiasi, dan penggunaan teknologi merupakan elemen kunci dalam menjalankan peran sebagai staff pembelian yang sukses.

Dengan demikian, fungsi pembelian bukan hanya sekadar transaksi keuangan, tetapi juga merupakan bagian integral dari strategi bisnis dan keberlanjutan operasional perusahaan.