Dalam ranah bisnis yang terus berkembang dengan cepat, istilah purchase order adalah salah satu aspek kunci yang tidak bisa diabaikan.
Walaupun sering kali terdengar sehari-hari, seberapa dalam pemahaman kita tentang arti dari sebuah purchase order ini?
Apakah purchase order hanya sebagai sebuah dokumen formal yang berkaitan dengan pembelian semata, ataukah ia memiliki dimensi yang lebih mendalam yang memainkan peran penting dalam keberlanjutan suatu bisnis?
Seiring dengan kemajuan teknologi dan perubahan dinamika pasar, PO bukan lagi sekadar lembaran kertas atau entri data dalam sistem.
Artikel ini bertujuan untuk menyelami dengan cermat apa sebenarnya PO, melihat jauh ke dalam perannya yang kritis dalam mengatur dan mengoptimalkan proses pembelian perusahaan.
1. Apa itu Purchase Order (PO)
Purchase Order adalah instrumen kunci dalam manajemen rantai pasokan dan proses pembelian. Lebih dari sekadar surat formal, Purchase Order menciptakan landasan hukum dan kontrak antara pembeli dan pemasok.
Dokumen ini memberikan kejelasan mengenai persetujuan transaksi, membantu menghindari ketidaksepakatan, dan melindungi kedua belah pihak dari potensi konflik.
Selain itu, Purchase Order memainkan peran vital dalam mengoptimalkan inventarisasi dan perencanaan persediaan.
Dengan memiliki catatan yang jelas tentang barang atau jasa yang dipesan, perusahaan dapat mengelola persediaan dengan lebih efisien, menghindari kelebihan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Dalam era bisnis yang semakin kompleks, Purchase Order bukan hanya sebagai dokumen transaksional tetapi juga sebagai alat strategis.
Melalui Purchase Order, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas, mengukur kinerja pemasok, dan mengelola risiko secara lebih efektif.
Oleh karena itu, pemahaman mendalam terhadap Purchase Order menjadi kunci untuk mencapai kesuksesan dalam pengelolaan bisnis dan operasional.
2. Komponen dalam Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah dokumen bisnis yang rinci, mencakup informasi penting untuk memperlancar proses pembelian dan transaksi antara pembeli dan pemasok. Berikut adalah komponen-komponen utama yang biasanya ada dalam purchase order:
1. Nomor dan Tanggal Purchase Order:
- Nomor unik yang membedakan setiap purchase order.
- Tanggal penerbitan PO, yang menunjukkan kapan pesanan dibuat.
2. Informasi Pembeli dan Pemasok:
- Nama dan alamat lengkap perusahaan pembeli.
- Nama dan alamat lengkap perusahaan pemasok.
3. Rincian Barang atau Jasa:
- Deskripsi barang atau jasa yang dipesan.
- Jumlah yang dipesan (quantity).
- Satuan ukuran (misalnya, unit, kilogram, meter).
- Spesifikasi atau nomor referensi (jika ada).
4. Harga dan Biaya:
- Harga per unit atau harga total.
- Total biaya keseluruhan.
- Jika ada, termasuk pajak, diskon, atau biaya pengiriman.
5. Syarat dan Ketentuan Pembayaran:
- Jatuh tempo pembayaran.
- Metode pembayaran yang diharapkan (transfer bank, cek, kartu kredit).
6. Alamat Pengiriman dan Faktur:
- Alamat tempat barang atau jasa akan dikirim.
- Alamat untuk pengiriman faktur.
7. Instruksi Pengiriman:
- Metode pengiriman yang diinginkan (misalnya, kurir, angkutan darat, laut).
- Instruksi khusus, seperti permintaan untuk asuransi pengiriman.
8. Detail Kontak:
- Nama dan kontak orang yang bertanggung jawab di kedua belah pihak (pembeli dan pemasok).
9. Klausul Hukum dan Persetujuan:
- Persyaratan hukum yang mengikat kedua belah pihak.
- Persetujuan atau tanda tangan dari pihak yang berwenang.
10. Referensi Tambahan:
- Informasi tambahan yang mungkin diperlukan, seperti nomor pesanan pelanggan atau referensi lainnya.
Memastikan bahwa semua informasi tersebut terdokumentasi dengan jelas dan akurat dalam purchase order membantu mencegah kesalahpahaman, meningkatkan transparansi, dan melancarkan alur kerja dalam rantai pasokan.
3. Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)
Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) adalah dua dokumen yang digunakan dalam proses pembelian, tetapi keduanya memiliki peran yang berbeda. Berikut adalah perbedaan utama antara Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR):
1. Definisi:
- Purchase Order (PO): Merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok untuk mengonfirmasi pesanan barang atau jasa. PO berisi detail spesifik tentang produk atau jasa yang dipesan, harga, jumlah, dan persyaratan pengiriman.
- Purchase Requisition (PR): Merupakan permintaan formal yang diajukan oleh departemen atau unit internal suatu perusahaan kepada tim pembelian.
PR digunakan untuk menginisiasi proses pembelian dengan memberikan informasi mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan.
2. Waktu Penggunaan:
- Purchase Order (PO): Dikeluarkan setelah proses negosiasi dan persetujuan harga antara pembeli dan pemasok. PO digunakan untuk mengonfirmasi dan merealisasikan pesanan yang telah disetujui.
- Purchase Requisition (PR): Diajukan sebelum pembuatan PO dan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pembelian sebelum dimulainya proses pengadaan.
3. Fungsi:
- Purchase Order (PO): Berfungsi sebagai instrumen formal yang mengarah pada transaksi dan pembelian yang spesifik. PO memberikan petunjuk kepada pemasok mengenai apa yang harus dikirim dan kapan.
- Purchase Requisition (PR): Berfungsi sebagai permintaan awal dari departemen atau unit internal kepada tim pembelian. PR memberikan dasar untuk pembuatan PO dan menandakan awal dari proses pengadaan.
4. Pembuatan:
- Purchase Order (PO): Dibuat oleh tim pembelian setelah menerima Purchase Requisition dan menyelesaikan negosiasi dengan pemasok.
- Purchase Requisition (PR): Diajukan oleh departemen atau unit internal yang membutuhkan barang atau jasa.
5. Pengaruh Keuangan:
- Purchase Order (PO): Memiliki dampak keuangan, karena merupakan komitmen pembayaran yang sah dari pembeli kepada pemasok.
- Purchase Requisition (PR): Tidak memiliki dampak keuangan, karena hanya merupakan permintaan awal dan belum menciptakan kewajiban pembayaran.
Dengan memahami perbedaan antara purchase order dan purchase requisition, perusahaan dapat memastikan kelancaran proses pembelian dan pengelolaan rantai pasokan secara keseluruhan.
4. Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Purchase Order (PO) dan Invoice adalah dua dokumen yang terlibat dalam proses bisnis, khususnya dalam transaksi pembelian, tetapi keduanya memiliki tujuan dan konteks yang berbeda. Berikut adalah perbedaan utama antara Purchase Order dan Invoice:
1. Tujuan:
- Purchase Order (PO): Bertujuan untuk menginisiasi dan mengonfirmasi pesanan barang atau jasa. PO digunakan oleh pembeli untuk memberikan instruksi resmi kepada pemasok mengenai produk atau layanan yang diinginkan, termasuk jumlah, harga, dan syarat-syarat lainnya.
- Invoice: Bertujuan untuk mengajukan tagihan kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan. Invoice mencatat detail transaksi, termasuk harga, jumlah, dan tanggal pembayaran yang diharapkan.
2. Waktu Penerbitan:
- Purchase Order (PO): Dikeluarkan sebelum barang atau jasa dikirim atau diberikan. PO berfungsi sebagai panduan untuk pemasok agar mereka tahu persis apa yang harus disediakan.
- Invoice: Dikeluarkan setelah barang atau jasa telah diterima oleh pembeli. Invoice mencerminkan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada pemasok.
3. Isi Dokumen:
- Purchase Order (PO): Berisi informasi mengenai pesanan, termasuk deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, syarat-syarat pembayaran, dan informasi pengiriman.
- Invoice: Berisi informasi yang terkait dengan tagihan, seperti jumlah total yang harus dibayarkan, tanggal jatuh tempo pembayaran, nomor referensi PO (jika ada), dan informasi perpajakan.
4. Pembayaran:
- Purchase Order (PO): Tidak berisi informasi pembayaran, karena PO adalah dokumen yang dikeluarkan sebelum pembayaran dilakukan.
- Invoice: Menyatakan jumlah uang yang harus dibayar oleh pembeli kepada pemasok. Invoice menciptakan kewajiban pembayaran.
5. Legalitas:
- Purchase Order (PO): Biasanya tidak memiliki dampak hukum signifikan. PO lebih bersifat sebagai perintah pembelian yang sah.
- Invoice: Mempunyai dampak hukum yang besar karena menciptakan kewajiban pembayaran. Invoice menjadi bukti bahwa suatu transaksi telah terjadi.
5. Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Purchase Order
Beberapa aspek perlu mendapatkan perhatian khusus pembuatan purchase order adalah, pastikan informasi pada PO sangat terperinci dan akurat, mencakup deskripsi barang/jasa, jumlah, dan harga.
Sesuaikan dengan kesepakatan sebelumnya dan tambahkan nomor referensi yang jelas. Pastikan informasi pemasok lengkap dan benar, serta tetap konsisten dengan kebijakan perusahaan, termasuk batasan pengeluaran dan prosedur pembelian.
Tentukan tanggal jatuh tempo pembayaran dengan jelas dan verifikasi harga serta diskon yang disepakati.
Sebelum menerbitkan PO, periksa stok dan persediaan dengan cermat, dan selalu terapkan sistem pemantauan untuk memastikan kepatuhan dengan PO.
Jaga keamanan dokumen PO untuk mencegah penggunaan yang tidak sah. Dengan memperhatikan aspek-aspek ini, PO dapat berfungsi efektif dalam mendukung kelancaran proses bisnis.
6. Cara Membuat Purchase Order (PO)
Untuk membuat Purchase Order (PO) yang efektif, ikuti langkah-langkah berikut dalam bentuk poin:
1. Identifikasi Kebutuhan:
- Tentukan secara rinci barang atau jasa yang diperlukan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan syarat-syarat lainnya.
2. Harga dan Diskon:
- Setujui harga dengan pemasok dan perhitungkan diskon (jika ada) sebelum menetapkan nilai total.
3. Nomor Referensi:
- Sertakan nomor referensi seperti nomor Purchase Requisition (PR) atau referensi pelanggan untuk pelacakan yang lebih mudah.
4. Informasi Pemasok:
- Pilih pemasok yang tepat dan pastikan informasi mereka, termasuk nama, alamat, dan kontak, tercatat dengan benar.
5. Kepatuhan dengan Kebijakan Perusahaan:
- Sesuaikan PO dengan kebijakan perusahaan, termasuk batasan pengeluaran dan persetujuan tingkat manajerial.
6. Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran:
- Tetapkan tanggal jatuh tempo pembayaran yang jelas dan sesuai dengan perjanjian.
7. Pengecekan Stok dan Persediaan:
- Sebelum diterbitkan, periksa stok dan persediaan untuk memastikan kesesuaian dan mencegah kekurangan atau kelebihan barang.
8. Sistem Pemantauan:
- Terapkan sistem pemantauan untuk memastikan kepatuhan dengan PO setelah diterbitkan.
9. Keamanan Dokumen:
- Jaga keamanan dokumen PO untuk mencegah pemalsuan atau penggunaan yang tidak sah.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, PO dapat dibuat secara akurat, membantu mengurangi risiko, dan mendukung efisiensi dalam proses pembelian.
7. Contoh Purchase Order Perusahaan
Berikut adalah contoh Purchase Order (PO) perusahaan dalam format teks:
PURCHASE ORDER
Nomor PO: PO2023001 Tanggal: 27 Januari 2023
Kepada:
Nama Pemasok: ABC Elektronik, PT
Alamat: Jl. Raya Teknologi No. 123, Kota Digital
Telah disetujui untuk membeli barang/jasa sebagai berikut:
| No | Deskripsi Barang | Jumlah | Harga/Unit |
| 1 | Laptop Model XYZ-123 | 10 | Rp 7.500.000 |
| 2 | Proyektor Multimedia | 2 | Rp 15.000.000 |
| 3 | Monitor LED 27 inci | 5 | Rp 3.000.000 |
Total Harga: Rp 160.000.000
Syarat dan Ketentuan:
- Barang diharapkan tiba sebelum 15 Februari 2023.
- Pembayaran akan dilakukan 30 hari setelah barang diterima.
- Harap sertakan faktur dan bukti pengiriman saat pengiriman.
Tertanda,
[Nama dan Tanda Tangan Pembuat PO]
[Divisi Pembelian]
[Perusahaan ABC, PT]
8. Simpan Data-Data Purchase Order dengan Cloud Drive Eranyacloud
Optimalkan efisiensi bisnis Anda! Simpan data-data purchase order secara aman dan terstruktur dengan menggunakan layanan Cloud Drive dari Eranyacloud.
Dengan penyimpanan di cloud, Anda tidak hanya memastikan keamanan data, tetapi juga memperoleh akses mudah dari mana saja dan kapan saja karena didukung AMD Epyc Processor dengan ecepan hingga 3.0 Ghz dengan Tingkat ketersediaan data center di Tier 4.
Segera bergabung dengan Eranyacloud untuk meraih kemudahan pengelolaan purchase order dan tingkatkan produktivitas tim Anda.
